Courrier Cadres

12-18 mai 2000

---

SACHEZ GERER
VOTRE DOCUMENTATION PERSONNELLE

par Anne Rovan

---

Rapports, courriers, notes internes, e-mails, dossiers attachés : les cadres croulent sous les documents papiers et informatiques. L'enjeu d'un rangement efficace de sa documentation personnelle ? Retrouver rapidement une information, et donc gagner du temps. Mais plus facile à dire qu'à faire.

 

FAITES PLACE NETTE

Il y a encore quelques années, avoir un bureau impraticable était le signe d'une hyperactivité. Et, dans l'entreprise, c'était un peu à qui empilerait le plus de documents sur son bureau, sur le rebord des fenêtres, la table de travail, voire les chaises pourtant réservées aux … visiteurs. Aujourd'hui, ce désordre n'est plus de mise, car il génère beaucoup de pertes de temps.

Une étude très sérieuse réalisée en Allemagne en 1998 rappelle que chaque collaborateur passe en moyenne une demi-heure par jour à chercher ses documents, soit un gaspillage de quelque 50 milliards de DM pour l'économie de ce pays, l'équivalent de 167 milliards de francs. Place donc aux bureaux nets, aux armoires et aux ordinateurs bien rangés. " Pour savoir si l'on est bien organisé, c'est simple, explique Bruno Savoyat, directeur du cabinet de conseil lBT. Il ne faut pas que la recherche d'un document prenne plus de dix secondes ". Pour y parvenir, il est indispensable d'appliquer quelques règles de bon sens.

 

RAPPROCHEZ-VOUS DES DOCUMENTS 

Premier principe : traquer les papiers inutiles sitôt qu'ils entrent dans votre bureau. Pierre Verdeil, secrétaire général d'une filiale du groupe BNP-Paribas, applique cette stratégie depuis des années. " Je ne garde que les documents indispensables à mon travail: les autres sont soit jetés, soit confiés à ma secrétaire pour classement, soit adressés à des collaborateurs dont je sais qu'ils auront le temps de les lire et qu'ils en feront meilleur usage que moi, explique-t-il. Cette méthode ne pose pas de difficultés particulières puisque je connais bien l'organigramme de la maison et que je sais où trouver ponctuellement telle ou telle information ". Que faire des documents à conserver? Les classer bien entendu. D'où la mise en pratique d'un second principe qui a déjà fait ses preuves: " Les dossiers doivent être localisés selon un rapport proximité / fréquence, affirme Bruno Savoyat. Autrement plus on utilise un document et plus il doit se trouver à portée de main ". Sur son bureau, Michel Harang, responsable transport à la RATP, ne place que quelques corbeilles thématiques pour les documents en attente et les dossiers en cours. Il lui suffit de se retourner vers l’armoire toute proche pour accéder rapidement aux dossiers qu’il consulte moins souvent. Encore faut-il avoir préalablement imaginé un système de classement efficace. Bernard Poncet, directeur de l’agence de communication Editam, a choisi d’organiser son armoire en fonction des travaux réalisés pour ses clients : lettre d’information, plaquettes, rapports annuels, etc. " Chaque dossier correspond à l’historique d’une commande, explique-t-il. Il contient systématiquement des sous-dossiers thématiques pour le devis, les propositions de maquettes, les courriers du client, etc. ". Michel Harang, lui, privilégie le classement par thème et veille scrupuleusement à ranger ses dossiers en alternant les couleurs. " De cette façon, je suis certain de ne prendre que le bon ", explique-t-il. D’autres astuces permettent aussi d’identifier d’un coup d’œil le dossier recherché et de le manipuler plus facilement : écrire sur des grandes étiquettes bien lisibles, n’utiliser que des dossiers suspendus, beaucoup plus faciles à manipuler que les cartons d’archivage, ne pas hésiter à ouvrir un dossier " jumeau " lorsque le premier est devenu très lourd, etc.

 

MARIEZ L’INFORMATIQUE AU PAPIER

Compte tenu de la généralisation des bureaux équipés de micro-ordinateurs et de messageries électroniques, il faut désormais jongler avec les documents informatiques, les e-mails, les dossiers attachés et les télécopies qui arrivent directement sur l’ordinateur. En outre, les capacités de stockage des ordinateurs combinées à l’utilisation intensive du web comme source d’information, constituent une excellente solution pour résoudre les problèmes de manque de place. Mais pour optimiser l’utilisation de ces nouvelles technologies, il vaut mieux que les fichiers de votre ordinateur soient aussi soigneusement rangés que l’environnement de votre bureau. Ce qui ne devrait pas présenter trop de difficultés puisque les logiciels permettent de créer autant de dossiers, de sous-dossiers ou de fichiers que l’on veut. Pour s’y retrouver plus aisément, on peut déjà commencer par donner des noms explicites aux fichiers que l’on archive sur le disque dur. Pierre Verdeil, secrétaire général d’une filiale du groupe BNP-Paribas, classe ses documents informatiques par thèmes (gestion duu personnel, budget, conseil d’administration, etc.) et les sous-dossiers qu’ils contiennent correspondent à l’année de référence. Dans tous les cas, la meilleure solution consiste à adopter une logique de classement identique à celle des documents papiers. C’est la solution choisie par Bernard Poncet qui effectue systématiquement une copie des documents informatiques " par crainte de bogues informatiques ", explique-t-il. Quant aux e-mails dès que Pierre Verdeil reçoit un fichier attaché, il le classe immédiatement dans le dossier concerné. " De cette façon, je n’ai pas à revenir sur ma messagerie quand je dois le consulter ", explique-t-il. De la cinquantaine de messages électroniques reçus chaque jour, il ne conserve que les plus importants et les classe par le nom de l’émetteur. Enfermée dans les tiroirs d’un bureau ou stockée sur le disque dur d’un ordinateur, la documentation personnelle ne supporte pas le désordre… fut-il savant. C’est une affaire de méthode, de discipline mais aussi de bon sens…

 

Encadré

METHODE

LE BUREAU COMME POSTE DE COMMANDEMENT

Marie-Laetitia Jacquier prouve chaque jour que l’utilisation combinée du papier et de l’informatique permet de gagner du temps. " Pour répondre aux questions des lecteurs, je passe instantanément du volumineux dictionnaire Vidal à la base de données informatiques qui renferme quelque 9836 articles de presse ", résume cette jeune pharmacienne qui gère depuis 1998 le service lecteur des abonnés du " Moniteur des pharmacies et des laboratoires " et, à ce titre, répond à quelques 7000 demandes d’informations par an. C’est avec la base de données contenue dans l’intranet du groupe Wolters-Kluwer pour lequel travaille Marie-Laetitia, qu’elle effectue généralement ses premières recherches. " Si le lecteur souhaite en savoir plus, je n’ai qu’à me retourner pour trouver des informations plus pointues. "

Trois immenses armoires, installées à proximité de son bureau, contiennent en effet tous les documents papiers, rangés dans des dossiers suspendus classés par ordre alphabétique et comportant chacun de très nombreux sous-dossiers. " Le dossier diététique réunit à lui seul plus d’une dizaine de sous-chemises : nutrition clinique, conseils des pharmaciens, diététique de la femme enceinte, du nourrisson, etc., précise-t-elle. Afin que la recherche soit plus rapide, je veille aussi à ce que les documents les plus actuels soient accessibles dès l’ouverture du dossier. " Marie-Laetitia s’est aussi construit un véritable poste de commandement sur son bureau. " Juste à côté du téléphone, j’ai rangé la vingtaine d’ouvrages essentiels à mon travail : le Dalloz, le Code de santé publique, la convention collective ".

Pour cette jeune femme issue de l’industrie pharmaceutique, le secret d’un bon rangement tient en quelques mots. " Tout document qui arrive est immédiatement classé et rangé, quel que soit le moment de la journée, insiste Marie-Laetitia. En outre, tous les soirs, je m’astreins à laisser mon bureau net de tout papier. Je ne veux pas me laisser déborder. "

 

Encadré

EXPERIENCE

LA REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL CONTRAINT AU CLASSEMENT

La société Techni-Murs a lancé en octobre dernier une formation baptisée "Programme d'efficacité personnalisé" pour aider les cadres à mieux s'organiser dans un contexte de réduction du temps de travail. Au programme, figurait la gestion personnelle et collective des papiers et des documents électroniques. " Plusieurs règles ont été adoptées dans l'entreprise afin que chacun gagne du temps et que les équipes collaborent efficacement ", explique Denis Belloy, le PDG de cette PME de 140 personnes spécialisée dans la rénovation des façades de bâtiment.

Premier principe : ne jamais remettre à plus tard ce que l'on peut faire immédiatement. " Lorsqu'un collaborateur reçoit un document, il doit le traiter le plus vite possible: le jeter s'il ne présente pas d'intérêt, répondre lorsqu'il s'agit d'une lettre ou le classer immédiatement si c'est un document utile, explique Denis Belloy. S'il n'a pas le temps, il doit planifier le moment où il traitera ce document ".

Second principe : ranger les bureaux avant de quitter son travail. " On est plus efficace en arrivant au bureau le matin si on n'est pas perturbé par le désordre... ", poursuit ce PDG.

Enfin, l'entreprise s'est dotée du logiciel Trace. " Un outil qui permet à chacun de partager ses documents avec les collègues de son choix en leur donnant une clé d'accès ", explique-t-il. Six mois après, cette formation, dispensée par le cabinet conseil IBT, a rempli son objectif: " L'équipe a pu absorber une augmentation de 30 % du chiffre d'affaires ", assure Denis Belloy.

Cliquez ici pour visualiser ou télécharger l'article tel que paru dans "Courrier Cadres", 3 pages 

Si vous n'avez pas encore Winzip sur votre ordinateur, vous pouvez le télécharger gratuitement en cliquant ici et en suivant les instructions qui vous y seront données.