PME Magazine

le mensuel suisse pour réussir son entreprise - Août 2000

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LES BONNES RESOLUTIONS DE LA RENTREE !

par Susann Tamisier

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Les bonnes résolutions de la rentrée Pratique - Couverture Deux semaines de vacances, ça vous regonfle à bloc. Surtout quand on a pris de grandes décisions. Faire enfin place nette, s’organiser, pour son bien-être et celui des autres. Ne dites jamais que vous n’avez pas le temps. Cette excuse, signe distinctif traditionnel des gens importants, est devenue aujourd’hui un dangereux indice de désorganisation, voire d’inefficacité pure et simple. Pendant longtemps, il fut de bon ton d’avoir une montagne de documents sur et autour de sa table, de s’agiter du matin au soir, de passer des heures en salle de réunions ou au téléphone, de soupirer que «24 heures par jour, ce n’est pas suffisant!». Sans parler de l’image donnée à l’extérieur. Le visiteur qui se trouve devant un bac IN débordant se demande forcément de quelle manière sera traité son dossier. Chacun de nous aimerait avoir plus de temps pour être moins stressé, s’adonner à des occupations plus ludiques, consacrer davantage de temps à sa famille. Eh bien, c’est possible! Vous avez pris de bonnes résolutions? Voilà quelques pistes pour les suivre. A Genève, Bruno Savoyat, directeur d’IBT (Institute for Business Technology) pour les pays francophones, vient de sortir un ouvrage au titre encourageant: «En faire plus en moins de temps. Les secrets de l’efficacité». «Nous avons développé un Programme d’Efficacité Personnalisé (PEP) pour tous ceux qui doivent avoir une certaine méthode dans leur travail et veulent travailler de manière encore plus efficace. Qu’il s’agisse de documents sur un lieu de travail – physique ou virtuel – ou d’outils de jardinier, de peintre, de maçon… chacun peut gagner de précieuses minutes et s’éviter bien des crises grâce à un rangement efficace. Vérifiez que vous êtes bien organisé: si vous mettez plus de dix secondes pour mettre la main sur un document de travail ou un outil, c’est que vous ne l’êtes pas!» Inutile d’avancer des arguments du style: «Même si c’est la pagaille, je sais toujours où se trouvent mes affaires», ou encore: «Si je range, je ne trouve plus rien». Bruno Savoyat nuance néanmoins: «Si vous travaillez seul, ne changez rien si votre rangement est efficace, même s’il manque d’une certaine rigueur. En revanche, si vous travaillez en équipe, un système plus ou moins uniforme de rangement et de classement s’impose. Il faut que n’importe qui puisse trouver n’importe quoi, n’importe où et à n’importe quel moment.» La période de transition peut être perturbante, mais quel plaisir ensuite d’attraper d’un seul geste – presque les yeux fermés – un dossier, ou son stylo et de noter sur son bloc, déjà prêt, un pense-bête pour la réunion du lendemain! Si vous faites partie de ceux qui travaillent entourés d’un joyeux bric-à-brac, et que vos collègues doivent ruser pour vous transmettre les messages importants – par exemple, en les mettant sur votre chaise et, dans le pire des cas, celle-ci sur votre bureau –, prévoyez alors un certain temps pour la réorganisation de votre vie professionnelle. Si vous vous estimez au contraire assez bien organisé, une demi-journée de réorganisation et de remise en place pourra suffire. En tout état de cause, consolez-vous: même dans de grandes, très grandes sociétés, l’efficacité et l’organisation ne sont pas toujours au rendez-vous. Ainsi, à Paris, Electricité de France (EDF) a fait appel à IBT pour revoir ses systèmes d’archivages. Car le grand groupe ignore complètement ce qu’il y a dans sa mémoire! De même, un grand organisme voué à l’environnement a jeté pas moins de 13 tonnes de papier inutile après le passage des consultants d’IBT. Les voleurs de temps Il n’y a pas que les piles de documents pour dévorer notre précieux temps. Il y a aussi les gestes et les répétitions superflus, les classements mal conçus. Les planifications absentes ou mal faites. Les multiples tâches faites en double. L’incapacité de dire non. Le manque de clarté dans les objectifs et les priorités. Le fait de remettre à plus tard. Les oublis. Le fait de lire un message électronique et ne pas répondre tout de suite. Les interruptions de peu de valeur trop fréquentes. Les séquences de travail répétitif non simplifiées. Les communications manquant de précision et amenant de mauvaises compréhensions et du travail inutile. Un lieu de travail équipé de compartiments pour ranger les stylos, les cartes de visites, la petite papeterie: voilà qui constitue sans doute la base d’un travail bien organisé. Sans oublier des tiroirs à dossiers suspendus. «Il y a des sources de stress et d’énervement que l’on peut supprimer facilement. Ainsi, lorsque vous êtes au téléphone, une main suffira pour sortir un dossier d’un tiroir bien organisé, alors qu’il vous faudra deux mains pour le retirer d’une pile», remarque Bruno Savoyat. Côté écran, prenez l’habitude de répondre de suite aux e-mails et de supprimer ensuite le message (ou de le classer si nécessaire). Chaque message électronique ne devrait être ouvert et lu qu’une seule fois....  POUR LA SUITE DE L'ARTICLE, veuillez le télécharger. Si vous désirez lire la suite de cet article de 4 pages (pages 36 à 39), cliquez ici pour télécharger gratuitement l'article complet en format Acrobat (taille : 1725 k) En format compressé Winzip (148K) Si vous n'avez pas encore Acrobat Reader sur votre ordinateur, c'est l'occasion de vous le procurer gratuitementent. Pour le télécharger, cliquez ici, et suivez les instructions.