Vous êtes-vous déjà posé la question ?

"Et si je déléguais vraiment…"

par Bruno Savoyat

1.- Quelles seraient mes bonnes raisons de déléguer ?

1. gagner beaucoup de temps que je pourrais consacrer à des tâches plus importantes;

2. motiver mes collaborateurs à faire un travail plus intéressant et à s'épanouir dans de nouvelles responsabilités;

3. permettre aux collaborateurs d'apprendre et d'évoluer dans leur travail;

4. réduire les surcharges et donc les retards;

5. raccourcir les temps de réponse;

6. renforcer les systèmes de suppléance au sein de l'équipe et, de ce fait, limiter le danger à avoir certaines tâches ne pouvant être accomplies que par une personne unique;

7. faire effectuer les tâches au meilleur coût.

2.- ...et les mauvaises raisons?

Je m'abstiendrais de déléguer quand la délégation serait

une "délégation poubelle" (me défaire des tâches que je n'aime pas faire ou que je n'ai plus le temps de faire moi-même);
une "délégation piège" (déléguer une tâche dans laquelle le collaborateur n'a pas les compétences ou les ressources pour l'accomplir telle que souhaitée; déléguer à une personne déjà surchargée);
une "délégation de complaisance" (déléguer simplement pour faire plaisir et sans vision de développement du service);
une "délégation au coup par coup" (déléguer des tâches sans les intégrer dans un système de management et d'évolution).

3.- Quelles seraient les 7 règles d'or que j'appliquerais pour une délégation réussie ?

Je délègue tout de suite dès que la mission ou la tâche est identifiée (et non en dernière minute);
J'identifie la bonne personne à qui déléguer une mission ou tâche donnée en fonction de ses compétences, de sa disponibilité et de son plan d'évolution professionnelle;
Je fournis des objectifs clairs, des indicateurs de succès, une échéance raisonnable précise, et toute l'information utile pour que le collaborateur réussisse sa mission;
Je décide et informe clairement le délégataire sur son rôle (à choix dans les 7 rôles habituels : proposer, exécuter, décider, contrôler, coordonner, conseiller, être en renfort);
Je m'assure que le collaborateur a bien compris sa mission et lui demande éventuellement un plan d'action avant qu'il ne se lance dans la réalisation;
Je reste à disposition pour évaluer, informer, conseiller, superviser, coacher… selon le niveau d'autonomie du délégataire et j'évalue systématiquement l'action déléguée avec l'intéressé en fin de mission;
J'attribue le mérite de la réussite à mon collaborateur, et j'assume la responsabilité et les critiques en cas d'échec.

4.- Qu'est-ce que je gagnerais à déléguer ?

Avec une bonne maîtrise de la délégation, un cadre peut gagner un temps considérable (des heures par semaine), une meilleure satisfaction de sa clientèle interne et externe, une meilleure satisfaction de son personnel, un meilleur partage des rôles, une intégration plus rapide des nouveaux-venus, un renforcement de son équipe qui développe de nouveaux savoir-faire…

Conclusion

Déléguer est un système de management qui s'intègre dans une bonne relation entre cadre et équipe. La délégation se construit entre délégant et délégataire. Elle est de la responsabilité des deux. Une des fonctions prioritaires d'un bon responsable d'équipe est de déléguer correctement le travail. Si vous déléguez bien, vous multipliez votre productivité. Grâce à une bonne planification, plus tôt vous identifierez les besoins du service et de vos collaborateurs, plus tôt vous détecterez les risques de période de surcharge, mieux vous déléguerez et plus efficace vous serez.

TEMOIGNAGES

Quelques cas de délégation pour réfléchir

Cas 1 - Dans son entreprise, la manager responsable de l'administration, du personnel et des finances reçoit de nombreuses plaintes de différents services techniques en ce qui concerne la gestion du personnel : délais non respectés, manque d'informations, etc. Elle passe son temps à rattraper des erreurs ou à calmer les mécontents. Elle cherche également à stimuler positivement son chef du personnel qui a une délégation de fonction pour toutes les questions relatives au personnel, mais en vain ! Cette personne a en effet une vision très passive de son rôle. Au cours de son coaching PEP, la manager révise sa conception de la délégation. Elle décide d'établir des critères clairs et mesurables de succès (qualité, volumes, délais de réponse…) pour la gestion du personnel. Ces éléments précisent ce qu'elle attend et permettent à ce chef du personnel de mieux comprendre son rôle et de fournir une meilleure prestation.

Cas 2 - Directrice de département, elle est submergée. Ses horaires de travail sont exagérés, elle agit dans un stress permanent dangereux pour sa propre santé. Elle a des managers compétents et responsables pour la relayer. Cependant elle-même s'investit trop dans ce que l'on pourrait appeler un "micro-management", le besoin de tout contrôler et d'être présente sur tous les fronts. Elle se soulagerait en envisageant une délégation des fonctions de contrôle et en acceptant de ne pas être présente partout et de ne pas tout savoir. Il lui faut à la fois redéfinir son propre rôle, celui de ses différents collaborateurs (assistantes et managers) et leurs interactions pour que l'ensemble du système de délégation fonctionne mieux.

Cas 3 - Il est chargé de mission, une secrétaire partagée est attachée à son poste. Il lui délègue nombre de tâches en dernière minute qu'elle a de la peine à accomplir dans les délais. Le type de délégation qu'il instaure contraint la secrétaire à un rôle réactif de crise. Une délégation plus en amont et mieux concertée permettrait de la soulager, de la responsabiliser et d'avoir moins de tâches venant en situations critiques.

Cas 4 – Son boss lui demande de préparer un papier sur une nouvelle option par rapport à un projet possible. Prenant à cœur cette mission, il y passe plusieurs journées et même soirées et week-ends. Il prépare un beau rapport bien documenté de 40 pages. Déception à la remise du rapport : son boss lui explique qu'il ne voulait que quelques idées pour préparer une réunion et non un gros rapport; et il se voit reprocher les retards qu'il a pris dans ses autres tâches !

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Date de dernière modification : 28/08/08

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