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Article de Bruno Savoyat dans PME janvier 2002 : "Dix rappels aux pros du courrier électronique"

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Votre messagerie électronique

Devenez un champion de l'e-mail !

Comment mieux utiliser votre messagerie

Avez-vous déjà pensé à déléguer le traitement d'une partie de votre messages électroniques?

Découvrez les trèsors des automatismes que vous pouvez créer dans votre messagerie. Il vous faciliteront la vie.

Fiche pratique avec 6 trucs, contenant:

1. agenda ou calendrier électronique
2. carnet de bord
3. tri de l'information
4. organisation du bureau et des dossiers
5. bilan quotidien et planification hebdomadaire
6. choisissez la vie

Comment mieux utiliser
votre messagerie électronique ?

Peu d’entreprises s’approchent du modèle de « bureau sans papier ». Cependant la messagerie peut y contribuer grandement, si vous résistez à la tentation d’imprimer vos messages.

Imprimez vos messages seulement si vous considérez qu’un message est particulièrement important pour compléter un dossier papier, si vous devez le faire lire ou encore si vous êtes réellement un réfractaire à l’informatique qui doit faire rédiger ses réponses par sa secrétaire. Sinon traitez les messages directement depuis l’écran. Si vous avez besoin de les conserver, utilisez le système de classement que nous avons présenté plus haut.

Quand vous envoyez un message :

• N’abordez qu’un seul sujet par message.

• Définissez très explicitement l’objet de votre message dans la case prévue à cet effet. La lecture du « Sujet » devrait déjà indiquer clairement votre information ou question.

• Soyez aussi bref que possible. Donnez cependant l’information nécessaire pour que votre correspondant puisse vous donner une réponse satisfaisante.

• Les premières lignes de votre message seront le coeur de votre information (en 3-5 lignes maximum). La suite du message servira éventuellement à fournir les éléments complémentaires. Rappelez-vous que certains reçoivent chaque semaine des dizaines, voire des centaines de messages ; aidez-les à prêter attention à vos messages.

• Répondez systématiquement avec la fonction « Répondre à » qui permet de garder l’historique de l’échange électronique sur le sujet. C’est tellement plus pratique de retrouver les échanges précédents en faisant dérouler l’ascenseur du message, plutôt que d’aller retrouver le message que l’on a écrit soi-même.

• Envoyez en « destinataire » uniquement à celui qui doit traiter votre message. Les personnes à qui vous envoyez « Pour information » sont dans la sélection « En copie » (en Cc:).

• Utilisez les listes de distribution avec parcimonie. Certains font un abus manifeste de ces listes de distribution. Un clic et 100 personnes reçoivent votre message. Si vous déversez à 100 personnes votre littérature, soyez conscient que le coût pour l’entreprise est 100 fois le temps que vous mettez à lire votre propre message, augmenté de l’éventuel temps pris par chacun pour se demander ce qu’il doit faire de cette information. Ensuite décidez si l’information est si critique pour ces 100 personnes. Il y a parfois d’autres manières de faire passer l’information. Le site Intranet peut permettre de stocker de l’information que les collaborateurs prennent quand ils en ont besoin. À quoi cela sert-il d’arroser tout le siège d’une multinationale pour annoncer que les télécommunications avec l’Azerbaïdjan ou le Rwanda sont perturbées, puis une heure plus tard d’envoyer un nouveau message à tout le personnel pour informer que les télécommunications sont rétablies. Une fiche d’information sur le site Intranet suffirait pour ceux qui rencontrent des problèmes et voudraient en savoir plus. Il est contre-productif de déranger 400 personnes deux fois en une heure !

• Lorsque vous envoyez des messages accompagnés de documents attachés, uniquement pour transmettre de l’information, faites plutôt un « copier-coller » du texte lui-même. Vous copiez le texte du document que vous vouliez attacher et vous le collez dans le message électronique. Vous aiderez ainsi vos correspondants à gagner du temps : vous leur évitez de lancer une application et d’ouvrir un document. Vous aurez également plus de chance d’être lu.

Filtrez vos messages :

• Si vous recevez trop de messages qui ne vous intéressent pas, utilisez un filtre qui triera pour vous les messages que vous refusez.

• Faites vous sortir des listes de distribution qui vous déversent de l’information inutile.

• Quand vous voyagez et ne pouvez avoir vous-même l’accès à votre boîte aux lettres, confiez à votre secrétaire ou à une autre personne de confiance le soin de la passer en revue régulièrement et de donner suite.

Faites-le tout de suite

Les boîtes aux lettres se remplissent très rapidement. Si vous gardez beaucoup de messages dans votre boîte de réception, c’est comme faire une énorme pile de documents, cela devient vite ingérable.

Quelques conseils encore :

• Lisez vos messages régulièrement à une fréquence appropriée, au moins une fois par jour !

• Faites taire tout de suite et définitivement le bip sonore de votre messagerie, ne vous laissez plus distraire à chaque arrivée de message. Mettez l’alarme en fonctionnement uniquement quand vous attendez un message particulièrement important et urgent.

• Quand vous lisez un message, répondez immédiatement (avant d’avoir eu la curiosité de lire le suivant !). Vous ne l’ouvrirez et ne le lirez ainsi qu’une fois et le travail sera fait.

• Classez tout de suite ou détruisez tout de suite les messages lus et traités. Ils n’ont plus de raison de rester dans votre boîte de réception.

• Utilisez aussi souvent que possible votre corbeille (poubelle).

"Les secrets de l'efficacité", par Bruno Savoyat, pages 114-115-116

Déléguez votre messagerie

Vous pouvez choisir de déléguer l’accès à votre messagerie et les droits de lecture, d’édition ou de réponse en votre nom…

Groupwise. Dans le menu « Outils », cliquez sur « Sécurité ». Sélectionnez l’onglet « Accès proxy », organisez alors vos délégations.

Lotus Notes. Depuis la messagerie, ouvrir « Outils »/ « Préférences »/ Onglet « Délégation ». Vous pourrez déterminer qui peut lire ou/et éditer ou/et supprimer vos messages, ou encore répondre en votre nom.

Microsoft Office. Cliquez dans le menu « Outils » sur « Options ». À l’onglet « Autre », cliquez sur « Options avancées », puis « Gestionnaire de compléments ». Activez la case « Accès délégué ». Si cette case n’est pas disponible, adressez-vous à votre département informatique qui devra installer le complément approprié. Vous pourrez alors déterminer les niveaux d’accès de vos délégués.

"Les secrets de l'efficacité", par Bruno Savoyat, page 195

DECOUVREZ LES TRESORS DES AUTOMATISMES

Si vous pensez qu’une meilleure répartition des messages pourrait rationaliser votre travail et celui de votre équipe, pensez aux possibilités qu’offrent les logiciels de messagerie. Nous avons vu dans l’encadré précédent que vous pouvez donner un accès de délégation sur l’ensemble de votre messagerie. Vous pouvez également raffiner et déterminer des règles pour vous simplifier la vie. Par exemple, tout message contenant en titre ou/et en corps de texte un mot-clé particulier ou/et en provenance d’une adresse spécifiée est placé dans un dossier auquel la personne en charge de cette responsabilité accédera régulièrement pour le traiter (si vous lui en avez attribué l’accès) ou, encore plus simple, lui est directement réacheminé. Ces règles peuvent être interrompues ou modifiées à tout instant, elles peuvent également se combiner les unes aux autres et être hiérarchisées. Explorez les possibilités multiples et étonnantes des règles offertes par votre messagerie, vous trouverez sans doute des trésors à utiliser et à paramétrer selon vos besoins et possibilités.

Groupwise. Depuis la barre menu « Outils », allez dans « Règles ».

Lotus Notes. Ouvrez votre messagerie, vous trouverez dans le navigateur (à gauche) un répertoire « Règles ».

Microsoft Outlook. Depuis la barre menu « Outils », allez dans « Assistant Gestion des messages ».

Netscape Messenger. Depuis « Édition », activez « Filtre de messages ».

Outlook Express. Depuis la barre menu « Outils », allez dans « Règles ».

En outre, vous trouverez d’autres petites merveilles. Radical : tout ce qui vient de tel expéditeur sera détruit (excellent contre les spameurs) ! Pratique : tout ce qui vient de telle liste d’abonnement sera stocké dans un répertoire désigné (pour un traitement regroupé dans votre planning). Utile quand ça déborde : tout message qui provient de la personne xyz et contient un mot-clé déterminé devient « haute priorité » pour attirer votre attention (système d’alerte).

Examinez également les possibilités que vous offre votre logiciel de messagerie pour déléguer ponctuellement des tâches.

"Les secrets de l'efficacité", par Bruno Savoyat, page 196

Dans le livre de Bruno Savoyat, vous trouverez encore bien d'autres astuces pour progresser vers un meilleur usage de votre messagerie.

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Date de dernière modification : 28/08/08

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